Setelah para eksekutif menyatakan jalan perdagangan melalui jaringan elektronika adalah rencana yang strategis, mereka dihadapkan pada keputusan mengenai pemilihan strategi, metodelogi, dan teknologi terbaik. Strategi utama adalah membangun sistem antar organisasi (Interorganizational System-IOS) yang terdiri dari beberapa perusahaan yang bekerja sama sebagai salah satu unit tunggal. salah satu cara yang paling efektif menghubungkan para mitra bisnis IOS adalah dengan arus data komputer suatu konsep yang disebut pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange)atau EDI.

IOS yang dikembangkan dengan mengikuti siklus hidup sistem tradisional untuk menciptakan sistem yang sama sekali baru atau dengan mengikuti rancang ulang proses bisnis (Bussiness Process Redesign-BPR) untuk merekayasa ulang sistem yang ada sekarang. BPR sangat menarik sebagai metodologi, karena BPR membebaskan perusahaan dari keharusan untuk mulai lagi dari awal. BPR memanfaatkan teknologi komputer, namun tetap mempertahankan tampilan-tampilan yang diinginkan dari sistem yang ada sekarang.

Satu elemen kunci IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut sambungan langsung (Direct Connetivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network- VAN), dan internet. Menjelang akhir abad dua puluh, penggunaan internet sebagai saluran utama komunikasi perdagangan melalui jaringan elektronik akan terus meningkat.

1. Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Perdagangan melalui jaringan elektronik atau yang sering dikenal dengan E-Commerce dilakukan untuk  memudahkan semua operasi perusahaan yang berhubungan dengan computer. Banyak operasi bersifat internal yang biasanya dilakukan dalam perusahaan oleh area bisnis keuangan, sumber daya manusia, jasa informasi, manufaktur, dan pemasaran. Beberapa area memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen tertentu. Keuangan berhubungan dengan pemegang saham dan pemilik serta pelanggan perusahaan. Sumber daya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat buruh. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Manufaktur berhubungan dengan pemasok perusahaan dan serikat buruh. Pemasaran terutama bertanggung jawab untuk berhubungan dengan pelanggan dan pesaing perusahaan. Semua area itu berhubungan dengan pemerintah.

Jasa informasi memainkan peranan yang berubah dan menentukan dalam hubungannya dengan lingkungan. Walau pelanggan perusahaan saat ini belum menjadi perhatian utama bagi jasa informasi, namun dalam waktu dekat ini mereka secara cepat akan menjadi lebih penting dan akan menjadi focus umum bagi sebagian besar perusahaan. Pelayanan pelanggan melalui teknologi informasi menjadi semakin penting dan makin bersaing.

a. Manfaat yang Diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Perusahaan-perusahaan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan di seluruh organisasi. Perbaikan ini diharapkan menghasilkan tiga manfaat utama :

o       Pelayanan pelanggan yang lebih baik

o       Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik

o       Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat

Manfaat – manfaat ini berkontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya untuk bersaing lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin terikat untuk menggunakan teknologi computer.

b. Kendala Perusahaan Melalui Jaringan Elektronik

Tidak semua perusahaan ikut dalam keramaian perdagangan melalui jaringan elektronik. Alasan perusahaan tidak menerapkan perdagangan melalui jaringan ielektronik yaitu:

o       Biaya tinggi

o       Masalah keamanan

o       Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia

Perusahaan – perusahaan yang telah memiliki system terutama menggunakannya untuk transaksi terutama menggunakannya dengan pemasok dan pelanggan, serta proses-proses utama yang berhubungan dengan pesanan pembelian, transfer pembayaran dan faktur.

Keamanan merupakan masalah bagi transaksi pelanggan dengan perusahaan. Perusahaan-perusahaan umumnya menggunakan jaringan telekomunikasi aman (secure) yang terus dipantau untuk mencegah akses tidak sah. Jaringan ini terbukti sangat aman bagi perusahaan-perusahaan besar. Para pelanggan umumnya tidak memiliki akses ke komunikasi aman seperti itu. Sekarang dengan adanya enkripsi dan situs web secure, berkuranglah alasan untuk mengkhawatirkan akses tidak sah pada pesan pelanggan. Lebih besar kemungkinan pelanggan membuang informasi sensitif, seperti laporan atau slip kartu kredit, daripada mengalami penyalahgunaan informasi tersebut di internet.

Perangkat lunak untuk perdagangan melalui jaringan elektronik sedang menuju era baru. Daripada membuat perangkat lunak khusus, perusahaan-perusahaan sekarang merancang interface untuk perdagangan melalui jaringan elektronik yang memanfaatkan perangkat lunak browser internet yang ada. Ide dasarnya adalah membuat suatu interface umum yang cocok untuk para pelanggan dan mitra elektronik.

 c. Jalan menuju Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Rencana bisnis strategis untuk mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai keunggulan strategis. Perusahaan pertama-tama mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang akan dimainkan tiap elemen lingkungan. Saat perusahaan-perusahaan saling berinteraksi, langkah selanjutnya adalah membentuk suatu system antar organisasi (Intra Organizational system) melalui pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange) atau suatu ekstranet.

Ekstranet adalah suatu jenis khusus system internet yang menggunakan browser halaman Web dan server web standar, seperti system internet tradisional, tetapi sejumlah kecil entitas luar yang dipercaya diberikan akses ke data dan aplikasi sensitive milik perusahaan. IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup system atau melakukan rancangan ulang proses bisnis (Business Process Reengineering). Hasilnya adalah system berorientasi jaringan yang menggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet, atau kombinasinya.

 2. Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Strategi yang paling penting disebut adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Strategi ini adalah system antar organisasi (Intra Organizational system). Istilah lain adalah Electronic Data Interchange yaitu pertukaran data elektronik. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai system antar organisasi.

Ekstranet memungkinkan pembagian informasi berbasis computer yang sensitive dengan perusahaan lain dengan menggunakan teknologi yang umumnya diasosiasikan dengan internet, ekstranet biasanya terlindung dibalik firewall. Firewall adalah perangkat lunak computer yang hanya mengijinkan akses oleh pemakai sah.

3. Sistem Antar Organisasi (Intra Organizational System)

Suatu IOS (system antar organisasi) kadang-kadang disebut system informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu system tunggal.Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

Dalam kasus pemesanan penerbangan, IOS adalah produk dari usaha pengembangan dan promosi oleh pemasok yaitu perusahaan penerbangan itu. Organisasi yang menjadi daya penggerak di balik suatu IOS. Organisasi-organisasi lain disebut peserta IOS. Dalam contoh ini sponsor IOS adalah pemasok, tetapi sponsor IOS dapat juga pelanggan.

a. Manfaat IOS

Manfaat IOS terbagi menjadi dua kategori yaitu Efisiensi Komparatif dan Kekuatan Tawar Menawar.

Efisiensi Komparatif

Mencakup hubungan antara mitra dagang, internal, dan organisasi.

o       Manfaat yang dihasilkan dari hubungan kepada mitra dagang adalah membuat mitra dagang yang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka.

o       Efisiensi internal terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan yang lebih cepat.

o       Efisiensi antar organisasi mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain. Perbaikan-perbaikan ini memungkinkan perusahaan-perusahaan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.

Kegiatan Tawar menawar

kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar-menawar. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar dengan menawarkan keistimewaan produk yang unik, dengan mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian dan dengan meningkatkan biaya peralihan.

Hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat. Pelayanan yang lebih baik ini menjadi keistimewaan produk perusahaan, membuatnya lebih menarik daripada produk serupa yang ditwarkan pesaing.

Dengan menjadi bagian suatu IOS, perusahaan dapat mengurangi biaya berbelanja yang dialami pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasi produk alternative dan mendapatkan harga terendah. Karena perusahaan itu sendiri adalah pelanggan dan pemasoknya, perusahaan dapat mengalami penurunan biaya berbelanja yang sama ketika memesan dari pemasoknya.

Suatu perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelanggan sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikasi data yang harus diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.

4. Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchange)

Adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari computer-ke-komputer diantara beberapa perusahaan.

a. Hubungan EDI yang Umum

Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)

Set atau model transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur. EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik

b.Standar Keamanan EDI

Format pesan EDI distandardisasi secara terpisah oleh badan-badan berwewenang di Amerika Utara dan Eropa

Format ANSI-X12 dan EDIFACT-EDI memiliki sistem pengamanan tersendiri. ANSI-X12.58 menyediakan sistem keamanan yang bisa ditambahkan ke kumpulan form transaksi dan atau kumpulan form yang berkaitan dengan form transaksi. Layanan keamanan yang diberikan oleh ANSIASC-X12.58 ialah pembuktian keaslian data, integritas data, dan atau kerahasiaan data, dengan tambahan dukungan untuk pembenaran transaksi(jika tidak menggunakan MACs, melainkan menggunakan tanda digital). Perlindungan keamanan yang terdapat pada frame EDI tidak terikat pada media komunikasi(internet atau VAN). Jika EDI dilewatkan melalui internet , maka sistem protokol kemanan standar yang ada akan dimasukkan pula pada header ANSI-ASCX12.58 atau security option dari EDIFACT, misalnya spesifikasi Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) atau PGP. PGP dan S/MIME menggunakan semua layanan keamanan melalui penggunaan algoritma kriptografi yang rumit. Penggunaan perlindungan dari luar sistem itu sendiri, sangat disarankan mengingat sistem internal EDI belumlah cukup terlindungi oleh karena batasan dari maksud perancangan EDI itu sendiri.

c. Tingkat Penerapan EDI

Tiga tingkat penggunaan yang berbeda, yaitu :

Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi elektronik.

Pengaruh Penerapan EDI :

-          Tekanan Pesaing

-          Kekuasaan yang dilaksanakan

-          Kebutuhan Intern

-          Dukungan manajemen puncak

d. Manfaat EDI

EDI pada penerapannya memiliki dua manfaat, Manfaat Langsung atau manfaat yang berasal dari teknologi dan Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.

Diantara manfaatnya adalah :

-          Mengurangi Kesalahan

-          Mengurangi biaya

-          Meningkatkan efisiensi operasional

-          Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

-          Meningkatkan pelayanan pelanggan

5. Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Menurut Raymond Mcleod [Sistem Informasi Manajemen, 2001, 72] Komunikasi data adalah bidang komputasi yang sedang mendapatkan perhatian penting besar, dengan internet dalam sorotan. Internet membuka berbagai peluang baru dihampir semua perusahaan-perusahaan yang ingin membangun sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI, beberapa teknologi juga dapat dipertimbangkan.

Ada tiga pilihan teknologi utama sambungan langsung (Direct Connectivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network) dan internet.

Perusahaan dapat membentuk kaitan komunikasi data dengan para mitra dagangnya dengan menggunakan sirkuit yang disediakan oleh penyedia jasa komunikasi umum.

Jaringan bernilai tambah (Value Added Network) disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

Internet memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan. Sebagian besar kebangkitan perdagangan melalui jaringan elektronik diharapkan berasal dari perusahaan-perusahaan yang akan mempromosikan dan dalam beberapa kasus mengirimkan produk mereka melaui internet.